نخستین جلسه ستاد برنامه ریزی اربعین حسینی سازمان حج و زیارت با حضور معاون امور عتبات عالیات، مشاور عالی رییس سازمان در امور عتبات عالیات، مدیرکل دفتر پذیرش و اعزام زائرین عتبات عالیات، مدیرکل فناوری، مدیر کل اسکان و تغذیه و تدارکات عتبات، مدیرکل امور کارگزاران و جمعی از دست اندرکاران برگزار شد.
به گزارش روابط عمومی سازمان حج وزیارت ؛ حجت الاسلام والمسلمین صحبت الله رحمانی معاون امور عتبات سازمان حج وزیارت در این جلسه که در سازمان حج و زیارت برگزار شد ، به اقدامات ستاد اربعین سازمان حج و زیارت اشاره کرد و گفت : سازمان حج و زیارت به عنوان کمیته ثبت نام و اعزام در ستاد مرکزی اربعین حسینی به فعالیت می پردازد که البته برخی موضوعات نظیر برنامه ریزی پوشش بیمه ای زائران، راهنمایی زائران و امداد گمشدگان را براساس ابلاغیه ستاد مرکزی اربعین به عهده دارد .
حمید رضا محمدی مدیرکل دفتر پذیرش و اعزام زائرین عتبات عالیات نیز در این جلسه به فعالیتهای تدوین شده سازمان حج وزیارت در ایام اربعین حسینی اشاره کرد و اقدامات صورت گرفته در اربعین سال گذشته و پیش بینی در خصوص اربعین حسینی سال جاری را برشمرد.
از جمله وظایفی که از سوی ستاد مرکزی اربعین حسینی برای سازمان حج و زیارت تعریف شده و در این جلسه جزییات آن برای خدمت رسانی هر چه بهتر به زائران مورد بررسی قرار گرفت شامل؛
۱- ثبت نام به موقع زائران و متقاضیان شرکت در راهپیمایی اربعین حسینی در موعد مقرر
۲- فراهم نمودن زمینه فرایند ثبت نام زائران در کلیه مراحل به صورت غیرحضوری و همچنین تعیین زمانبندی و‌مرزهای خروجی
۳- اولویت اعزام زائران به صورت کاروانی و گروهی با بهره گیری از سامانه سماح و درنظر گرفتن سایر الزامات بهداشتی ، بیمه ای و ..
۴- اجرای افزایش پوشش خدمات بیمه ای و درمانی برای زوار و همچنین خودروهای اعزامی به عراق
۵ -نظارت به عملکرد شرکت بیمه ای در ارائه تعهدات خدمات بیمه در عراق و در داخل کشور
۶- ارایه طرح ایجاد پایگاههای راهنمایی زائرین و امور گمشدگان در مسیر راهپیمایی زائران اربعین در کشور عراق و شهرهای نجف و کربلا با همکاری کمیته های سیاسی و کنسولی ستاد مرکزی اربعین
7- فراهم نمودن زمینه آموزش و توجیه عمومی زایران از طریق سامانه سماح برای کمیته فرهنگی و آموزشی اربعین
۸- اتصال سامانه سماح و امور گمشدگان به سامانه جامع اربعین با همکاری کمیته فناوری از جمله اقدامات تعیین شده می باشد.