سلام علیکم
"دستورالعمل ثبت‌نام مشمولین احتراماً، پیرو نامه شماره شناسه 777159 تاریخ 18/9/1398 (ارسال زمانبندی حج 1399)، به پیوست تشرف به حج تمتع سال 1399 درکاروانها" به همراه ضمائم مربوطه از قبیل: نمونه رسید ثبت نام، قرارداد زائر و نیز سایر نمونه برگه‌های مرتبط (که میبایست توسط کاروان به رویت و تأیید زائرین رسانیده و نسخه‌ای از آن پس از امضاء نگهداری شود)، جهت آگاهی و هرگونه اقدام لازم ارسال می‌گیرد.
- باعنایت به مفاد نامه فوق‌الذکر لازم است هم‌سو با برنامه‌ریزی‌های انجام گرفته از هم‌اکنون تدابیر و تمهیدات لازم برای شروع ثبت‌نام در سطح شهر/ شهرستان بهمراه پیش‌بینی ،هماهنگی وتعامل لازم با مبادی و مسئولین ذیربط جهت نظارت برحسن انجام امور معمول گردد.
- باتوجه به تمهیدات و پیش‌بینی صورت گرفته توسط دفتر تحول اداری، بودجه و فنآوری اطلاعات و نیز مفاد نامه شناسه 643178 تاریخ 24/11/1397 انتخاب کاروان و ثبت‌نام همانند سال گذشته صرفاً برابر با استان و شهرستانی است که ودیعه گذار در سامانه تکمیل و بروزرسانی اطلاعات آنرا درج وتعیین نموده، خواهد بود.
- درتعیین و تخصیص کاروان به شهر و شهرستانهای استان، شاخصهایی از قبیل: تعداد شهر وشهرستان (آمار متقاضیان تکمیل اطلاعات نموده به تفکیک مذهب)، بعد مسافت، امکان بهره‌مندی از گروههای قیمتی مختلف (در حد امکان)، مدنظر قرار دادن شهرهای همجوار با سایر استانها وتعامل بین دو استان در ممکن نمودن ثبت نام مشترک و ... میبایست مدنظر بوده و با حساسیت، دقت و برنامه‌ریزی لازم نسبت بدان اهتمام نمود بنحوی که امور ثبت‌نام با نهایت آرامش، تسهیل، تسریع و پیش‌بینی های لازم انجام پذیرد. ضمناً همانند سال گذشته سامانه تکمیل اطلاعات برای ویرایش و تغییر استان، شهرستان و سایر اطلاعات تا اطلاع ثانوی غیرفعال می‌گردد.
- احتمال تغییر و تعدیل ظرفیتهای تخصیصی به استان بواسطه همسان سازی اولویتهادر سطح کشور محتمل میباشد؛ ضمن آنکه فعال شدن اولویتهای نیمه اول اردیبهشت 1386 و به بعد در تاریخ ذکرشده در اطلاعیه تکمیلی(21/12/1398) بصورت پیش فرض اقدام خواهد شد. بدیهی است درصورت وجود نقطه نظر خاصی در استان، مراتب میبایست قبل از تاریخ یادشده با ذکر تحلیل مورد گزارش قرار گیرد.
- برابراطلاعیه تکمیلی سازمان و جدول زمانبندی فراخوان اولویتها و نحوه‌ی انتخاب و ثبت نام درکاروانها به صورت غیر حضوری و صرفاً از طریق مراجعه به سامانه قید شده ، ممکن گردیده است، لیکن لازم است تا کلیه دفاتر زیارتی خاصه دفاتر کاروانهای حج تمتع سال 1399 در کنار این خدمات برای پاسخگویی و اجابت درخواست های آندسته از زائرینی که ترجیح میدهند این خدمت را در سطح دفاتر زیارتی و بصورت حضوری انجام دهند، آمادگی لازم و قبلی را داشته باشند.
- باتوجه به پیش‌بینی و برنامه‌ریزی که از سوی دفتر تحول اداری، فنآوری اطلاعات در دست اقدام میباشد لیست انتظار بصورت سیستمی، غیرحضوری و با مراجعه به سامانه رزرو انجام میپذیرد و ایضاً ظرفیت خالی ایجاد شده نیز بصورت سیستمی در اختیار افراد واجد شرایط قرار خواهد گرفت(جزئیات و فرآیند مربوطه متعاقباً از سوی دفتر مذکور اعلام خواهد شد).
- باتوجه به زمینه و بستر ثبت‌نام غیرحضوری و تمهیدات پیش‌بینی شده در سامانه بمنظور بهره‌مندی از ظرفیتهای خالی و توضیحات بند 6، تهیه لیست انتظار بصورت دستی مطلقاً مجوزی ندارد؛ از اینرو کلیه متقاضیان هرگونه رزرو و ثبت‌نام خود را صرفاً از طریق سامانه پیگیری نمایند. لازم است این موضوع به اطلاع کلیه مدیران کاروان و دفاتر زیارتی رسانیده شود تا از ارجاع زائرین به دفاتر حج و زیارت استانها وهمچنین تهیه و تنظیم لیست های دستی جدا خودداری نمایند.
- دستور فرمائید ضمن مطالعه واشراف کامل به مفاد و مندرجات قید شده در دستورالعمل، نسخه‌ای از آن به همراه ضمائم آن برای هریک از مدیران حج تمتع 1399 ارسال و به ایشان نیز درخصوص مطالعه و رعایت نکات و همچنین دقت در جزئیات آن، تأکید ونظارت مستمر وموثر صورت پذیرد.