با عنایت به اعزام مستمر زائرین گرامی به عتبات عالیات و با توجه به گزارشهای واصله مبنی بر بازداشت چندروزه برخی از زائران در سیطرههای (ایست بازرسیهای) داخلی عراق به دلیل عدم ثبت «مهر ورود» در مرز، بدینوسیله موارد ذیل جهت ابلاغ فوری به کلیه شرکتهای مجری و مدیران کاروانها اعلام میگردد:
۱. هوشیارسازی مستمر در طول مسیر: مدیران راهنمای کاروانها موظفند از زمان حرکت از مبدأ و بهویژه در طول مسیر منتهی به مرز، در داخل اتوبوس به دفعات و به صورت موکد، اهمیت درج مهر ورود در گذرنامه را به زائران گوشزد نمایند. زائر باید بداند که عدم وجود این مهر به منزله «ورود غیرقانونی» تلقی شده و منجر به بازداشت قطعی توسط پلیس عراق خواهد شد.
۲. مکانیزم کنترل در مرز: با توجه به حجم بالای زائران، مدیر کاروان موظف است بلافاصله پس از عبور از گیتهای عراقی و پیش از سوار شدن به اتوبوسهای مقصد، از زائران بپرسد و اطمینان حاصل کند که همگی برگه یا گذرنامه خود را ممهور کردهاند. و هیچ زائری بدون چک کردن فیزیکیِ گذرنامهاش از مرز فاصله نگیرد.
۳. مسئولیتپذیری مدیران: تأکید میگردد مسئولیت هرگونه سهلانگاری در توجیه زائران که منجر به بروز مشکلات امنیتی و قضایی برای ایشان گردد، مستقیماً بر عهده مدیر راهنمای مربوطه خواهد بود.
۴. نقش نظارتی استانها: مدیران محترم حج و زیارت استانها این ابلاغیه را با قید فوریت به تمامی دفاتر زیارتی ارسال نموده و در نظارتهای دورهای بر عملکرد مدیران اعزامی، میزان پایبندی به این دستورالعمل را لحاظ نمایند.
امید است با اطلاعرسانی دقیق مدیران در طول سفر، دیگر شاهد بروز حوادث تلخ و بازداشت زائران عزیز در خاک کشور میزبان نباشیم.