شرکتهای مجری طرح نوین عتبات عالیات
احتراماً، با توجه به برنامه ریزی های انجام شده و در جهت بهبود و اصلاح فرایندها ، ارتقای بهره وری ، بهبود کیفیت خدمات و افزایش رضایتمندی زائرین و شرکت های مجری ، از این پس تایید هزینه اسکان و تغذیه بسته سفر کاروانهای عتبات عالیات به صورت هوشمند توسط سیستم جامع ثبت نام عتبات عالیات انجام و ان شاالله بخش قابل توجهی از آسیب ها و چالش های گذشته از قبیل ثبت دستی و سنتی هزینه اسکان ، زمان بر بودن تایید بسته سفر، وجود خطای انسانی در ثبت و تایید هزینه ها ، عدم دسترسی به هنگام به همکاران محترم صف و ستاد و ضرورت تماسهای مکرر شرکت های مجری با ادارات استانی و مرکز رفع گردیده و مزایا و قابلیت های زیر در دسترس خواهد بود :
- افزایش سرعت و دقت در ایجاد بسته سفر عتبات
- کاهش هزینه و رفت و آمدهای مکرر شرکت های مجری به سازمان
- بهبود فرایندها و دسترسی آسان به اطلاعات و دریافت گزارش گیری های دقیق تر
- جلوگیری از خطاهای احتمالی کاربران شرکت های مجری در ایجاد بسته های سفر
- ایجاد امکان محاسبه بر خط و خودکار هزینه های اسکان گروهها بدون ثبت آنالیز هزینه مربوطه
با توجه به شرح فوق عنایت نموده دستور فرمائید همکاران محترم اطلاع رسانی لازم به کلیه شرکتهای مجری جهت اقدام با رعایت موارد ذکر شده را معمول فرمایند :
- از دوره بعدی ثبت نام و اعزام زائرین عتبات (16/3/1404) کلیه آنالیزهای مربوط به هزینه مسکن و تغذیه شهرهای نجف، کربلا و کاظمین بر اساس اطلاعات وارد شده در صفحه تقویم هفتگی از جمله برنامه زیارت انتخاب شده، مدت اقامت و هتل انتخابی در هر شهر، به صورت سیستمی توسط سامانه محاسبه و در هزینه نهایی کاروان لحاظ می گردد.
نکته اول: در تقویم هفتگی، نرخ هتل انتخاب شده در هر شهر، ملاک سامانه عتبات جهت محاسبه هزینه کاروان بوده و گروه قیمتی کاروان در تعیین قیمت بسته نقش مستقیمی نخواهد داشت.
نکته دوم: در صورت عدم تائید یکی از موضوعات هزینه ، قیمت نهائی کاروان ایجاد نشده و در جزئیات پکیج نیز مبلغی قابل مشاهده نخواهد بود.
نکته سوم: بر اساس تغییرات عملیاتی ایجاد شده در بسته سفر، از جمله مدت اقامت در هر شهر و هتل انتخاب شده، هزینه سفر نهایی کاروان تغییر یافته و با توجه به نرخ نهائی بسته زیارتی (پس از اعمال تغییرات) احتمال ایجاد کسری یا اضافه واریزی در گزارش مالی گروه مربوطه وجود داشته و ملاک تسویه حساب امور مالی با شرکتهای مجری، هزینه نهائی کاروان خواهد بود.
- بررسی و کنترل آنالیز و هزینه نهایی کاروان به روش های ذیل امکان پذیر است :
الف) منوی مالی - گزارش آنالیز هزینه پکیج
ب) صفحه تقویم هفتگی - انتخاب گروه - زدن لینک جزئیات پکیج
ج) منوی گزارشات - وضعیت گروهها - کلیک بر روی کد پکیج مربوطه
- جهت نهایی کردن قیمت کاروان، دکمه به روزرسانی قیمت در تقویم هفتگی وجود داشته و شرکتهای مجری می توانند در صورت داشتن تغییرات ، با فشردن کلید به روزرسانی قیمت، نسبت به ایجاد هزینه نهائی کاروان اقدام نمایند.
پیرو نامه شماره 23962/500/1404 مورخ 11/12/1404 در خصوص عدم نیاز به ثبت آنالیزهای مربوط به تغذیه متمرکز عراق و محاسبه مبالغ مربوطه توسط سامانه عتبات، به استحضار می رساند با توجه به توسعه و انجام تغییرات مربوطه در سامانه عتبات، از این پس در خصوص هتلهائی که برنامه تغذیه آنها به صورت خودپخت یا بوفه می باشد هم نیازی به ثبت آنالیزهای مربوط به تغذیه عراق در سامانه نبوده و هزینه های غذایی این کاروانها نیز به صورت اتوماسیون توسط سامانه عتبات و بر اساس اطلاعات وارد شده توسط کاربر در زمان ایجاد گروه، محاسبه و اعمال می گردد.
بدیهیست کلیه ملاحظاتی که در رابطه با لزوم ثبت اطلاعات دقیق و صحیح کاروانها در تقویم هفتگی از جمله ساعات ورود و خروج و نیز مدت اقامت در شهرهای عراق در دستورالعمل نامه صدرالاشاره اعلام گردیده است، در خصوص این گروهها نیز صادق بوده و ضرورت دارد کلیه شرکتهای مجری دقت و اهتمام لازم را بعمل آورند.
لطفا مقرر فرمایید مراتب به نحو مقتضی به کلیه شرکتهای مجری اطلاع رسانی گردد.