احتراماً پیرو نامه شماره 10922/500/1403 مورخ 14/6/1403، با عنایت به گذشت حدود سه ماه از آغاز عملیات عمره، توجه آن مدیریت محترم را در حوزه های مرتبط با امور کارگزاران، به نکات ذیل جلب می نماید:
- با توجه به عدم وجود سمت معاون برای گروه های با ظرفیت کمتر از 100 نفر و گزارش های واصله از ستادهای اجرایی عمره، لازم است برای این کاروان ها از مدیران جوان و توانمندتر استفاده گردد؛ نظارت بر حُسن انجام آن توسط آن مدیریت محترم مورد انتظار است.
- مطابق دستورالعمل ضوابط و شرایط انتخاب عوامل عمره، آن دسته از کاروان هایی که مدیر آن بالای60 سال می باشد، الزاماً می بایست معاون سال اولی طرح ارتقائی انتخاب نماید. بدیهی است اعزام مدیر کاروان بدون همراهی معاون، مجوزی ندارد.
- پیشنهاد می گردد آن مدیریت محترم، پس از اخذ نظر مثبت واحدهای استعلامی، ضمن تشکیل جلسه حضوری با کلیه مدیران و عوامل اعزامی، در بازه های زمانی متناوب، نکات لازم در خصوص رعایت شرح وظایف، دستورالعمل های ابلاغی از سوی ستادهای اجرایی عملیات عمره، تعامل متقابل عوامل کاروان با عوامل هتل و ستادی، رعایت پوشش مناسب در شأن کارگزار سازمان حج و زیارت و ... را به ایشان تأکید نموده و آخرین دستورالعمل های ابلاغی سازمان مانند نحوه تشرف زائرین به روضه منوره، محدودیت های موجود در ایستگاهای حمل و نقل مکه، مسائل حراستی، فرودگاهی و ... را برای ایشان تشریح نماید.
برای تحقق این امر، می توانید از تجربیات مدیرانی که در سه ماه گذشته به عمره مشرف شده اند نیز استفاده نمایید.
- موکداً اعلام می دارد استعمال دخانیات توسط عوامل محترم اجرایی ممنوع بوده و در صورت وصول گزارش، با فرد خاطی و مدیر مربوطه برخورد بازدارنده لازم صورت خواهد پذیرفت. لذا انتظار می رود آن مدیریت محترم در خصوص کنترل این موضوع پیش از اعزام، دقت لازم را به عمل آورد.
- با عنایت به اینکه مدیر راهنما، معاون و روحانی کاروان در بدو ورود به عربستان و فرودگاه جده فاقد سیم کارت عربی می باشند و یکی از راه های برقراری ارتباط بین مدیر و عوامل سایر اتوبوس ها، استفاده از تلفن راننده اتوبوس می باشد. لذا به مدیران کاروانها تأکید نمایید شماره موبایل راننده ها را اخذ و در اختیار مسئولین هر اتوبوس قرار دهند؛ تا در مواقع اضطراری از طریق گوشی راننده ها با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند.
- با توجه به اینکه هزینه مربوط به برگزاری جلسات آموزشی، پس از ثبت مدیر دفتر خدمات زیارتی و تأیید آن مدیریت محترم قابل پرداخت خواهد بود؛ لذا دستور فرمایید مدیران محترم دفاتر خدمات زیارتی نسبت به انجام آن از صفحه مربوطه اهتمام لازم را به عمل آورده و آن مدیریت محترم نیز از منوی عمره / جستجوی کلاس های آموزشی نسبت به تأیید جلسه برگزار شده اقدام نماید.
- رعایت دستورالعمل مربوطه در خصوص مکان دفتر خدمات زیارتی، بسته های پذیرایی و نظارت بر حُسن انجام آن مورد تأکید است.
- با توجه به هماهنگی به عمل آمده توسط گروه آموزش زائران و کارگزاران، کلیه عوامل اجرایی می بایست پیش از اعزام دوره های بازآموزی مربوطه را طی نمایند و لازم است واحد آموزش استان نسبت به برگزاری کلاس ها اقدام نماید. از اینرو اعزام عوامل بدون طی دوره های آموزشی مد نظر، امکانپذیرنبوده و به درخواست های واصله ترتیب اثر داده نخواهد شد.