سلام علیکم
احتراماً پیرو نامه شماره 8822/500/1404 مورخ 21/5/1404، با عنایت به آغاز عملیات عمره، توجه آن مدیریت محترم را در حوزه های مرتبط با امور کارگزاران، به نکات ذیل جلب می نماید:
الف) آموزش:
- لازم است دفاتر خدمات زیارتی با هماهنگی با مدیر راهنما، با لحاظ موارد ذیل نسبت به برگزاری دو جلسه آموزشی اقدام نمایند:
- به منظور امکان نظارت آن مدیریت محترم بر جلسات آموزشی، مدیر دفتر خدمات زیارتی می بایست نسبت به ثبت اطلاعات مکان تشکیل جلسه آموزشی از قسمت برنامه کلاس های آموزشی در صفحه معرفی عوامل اقدام نماید.
- مکان جلسه می بایست دارای صندلی به تعداد زائرین، ویدئو پروژکتور و سایر امکانات مناسب آموزشی مورد تأیید آن مدیریت محترم باشد.
- مبلغ بسته پذیرایی برای برگزاری دو جلسه آموزشی به ازای هر زائر بالای 2 سال، 000/500/1 ریال در نظر گرفته شده است. بسته پذیرایی می بایست به صورت یکسان با نظر آن مدیریت محترم در سطح استان و با رعایت سقف هزینه پیش بینی شده توسط دفاتر خدمات زیارتی تهیه گردد که این بسته می بایست شامل: یک عدد میوه فصل، آب معدنی 250 میلی گرم، دستمال کاغذی جیبی، آب میوه و کیک یک نفره پذیرایی و ... باشد.
- پس از برگزاری جلسات آموزشی و تأیید ناظر آن مدیریت محترم، می بایست اطلاعات برگزاری جلسه توسط آن مدیریت محترم در سامانه جامع کارگزاران تأیید گردد.
- بدیهی است در صورت عدم تایید آن مدیریت محترم، هزینه برگزاری جلسات آموزشی، قابل پرداخت نمی باشد.
- با توجه به اهمیت بروز بودن اطلاعات عوامل اعزامی، دوره بازآموزی عمره 1404 برای کلیه عوامل پیش بینی گردیده است که لازم است آن مدیریت محترم با استفاده از یکی از اساتید آموزش که به تازگی به عمره یا حج مشرف گردیده است، نسبت به تشکیل کلاس فوق الذکر در سامانه آموزش به نشانی learning.haj.ir اقدام و بر اساس جزوه بازآموزی در نظر گرفته شده، موارد لازم به عوامل اجرایی ارائه گردد.
از اینرو اعزام عوامل بدون طی دوره های آموزشی مد نظر، امکانپذیرنبوده و به درخواست های واصله ترتیب اثر داده نخواهد شد.
- همچنین علاوه بر برگزاری دوره آموزش بازآموزی، پیشنهاد می گردد آن مدیریت محترم، پس از اخذ نظر مثبت واحدهای استعلامی، ضمن تشکیل جلسه حضوری با کلیه مدیران و عوامل اعزامی، در بازه های زمانی متناوب، نکات لازم در خصوص رعایت شرح وظایف، دستورالعمل های ابلاغی از سوی ستادهای اجرایی عملیات عمره، تعامل متقابل عوامل کاروان با عوامل هتل و ستادی، رعایت پوشش مناسب در شأن کارگزار سازمان حج و زیارت و . . . را به ایشان تأکید نموده و آخرین دستورالعمل های ابلاغی سازمان مانند نحوه تشرف زائرین به روضه منوره، محدودیت های موجود در ایستگاهای حمل و نقل مکه، مسائل حراستی، فرودگاهی و . . . را برای ایشان تشریح نماید.
- با توجه به اهمیت موضوع توانایی عوامل اجرایی در مکالمه عربی و تا زمان نهایی شدن شیوه و برنامه زمانبندی آموزش زبان عربی توسط گروه آموزش زائران و کارگزاران، لازم است آن مدیریت محترم نسبت به تشکیل کلاس بازآموزی زبان عربی ویژه عمره در سامانه آموزش با هماهنگی گروه آموزش زائران و کارگزاران و با استفاده از اساتید مورد تأیید آن گروه اقدام نمایند.
ب) دفاتر خدمات زیارتی:
مدیران دفاتر خدمات زیارتی می بایست مطابق بخشنامه فوق الذکر، در اولین فرصت نسبت به معرفی عوامل اجرایی توانمند و مجرب اقدام نمایند.
همچنین به منظور اطلاع از اهم وظایف، لازم است نسبت به مطالعه جزوه بازآموزی عمره، اقدام نمایند.
با توجه به تأخیر در پرداخت هزینه تکلیفی دفاتر خدمات زیارتی در عمره گذشته که ناشی از عدم فعال بودن شماره حساب دفاتر خدمات زیارتی در بانک ملی بود؛ لازم است به مدیران دفاتر خدمات زیارتی تأکید فرمایید نسبت به کنترل فعال بودن شماره حساب دفتر خدمات زیارتی نزد بانک ملی ثبت شده در سامانه جامع کارگزاران اقدام نمایند.
- از اینرو لازم است به قسمت شماره حساب بانک ملی دفتر خدمات زیارتی در قسمت اطلاعات اصلی دفتر در سامانه جامع کارگزاران مراجعه شود.
ج) عوامل اجرایی:
- لازم است مدیر راهنمای معرفی شده، نسبت به اطلاع دقیق از دستورالعمل های ابلاغی در خصوص حمل و نقل، اسکان، تغذیه و تدارکات و شرح وظایف ابلاغی اقدام نماید.
- پس از صدور روادید و مجوز پرواز، لازم است روادید صادره با اطلاعات گذرنامه زائرین تطبیق داده شود.
- با توجه به تغییرات به وجود آمده در ارائه خدمات هتل های عربستان، لازم است مدیر و معاون راهنمای معرفی شده بیش از پیش با مدیر و عوامل ثابت تعامل و همکاری داشته و در شیفت های اعلامی مدیر ثابت در استقبال و رستوران حضور مؤثر داشته باشند.
* اهم وظایف عوامل اجرایی در جزوه بازآموزی اعلام گردیده است.
- با عنایت به اهمیت امکان برقراری ارتباط پایدار با مدیر ثابت، مسئول سایر اتوبوس ها و مسئولین ستادی، لازم است در بدو ورود به فرودگاه عربستان، مدیر و معاون، نسبت به تهیه سیم کارت اپراتور موبایلی و خرید و فعالسازی بسته مکالمه و اینترنت 35 ریالی اقدام نموده و وجه آن را پس از مراجعه به ستاد مکه مکرمه، با ارائه مستندات لازم، دریافت نمایند.
* از اینرو لازم است مدیر راهنمای معرفی شده، مبلغی به میزان حداقل 100 ریال سعودی در زمان اعزام همراه خود داشته باشد.
- موکداً اعلام می دارد استعمال دخانیات توسط عوامل اجرایی ممنوع بوده و در صورت وصول گزارش، با فرد خاطی و مدیر مربوطه برخورد بازدارنده لازم صورت خواهد پذیرفت. لذا انتظار می رود آن مدیریت محترم در خصوص کنترل این موضوع پیش از اعزام، دقت لازم را به عمل آورد.
- لازم است مدیر و معاون راهنمای معرفی شده، توانایی کار با نرم افزارهای مورد نیاز مانند نرم افزار مسیریابی، نُسُک و ... را داشته باشند که انتظار می رود آن مدیریت محترم این مورد را نیز کنترل نماید.
- به منظور جلوگیری از تأخیر در پرداخت حق الزحمه مدیر و معاون راهنما، لازم است پیش از اعزام نسبت به کنترل فعال بودن شماره شبای حساب بانکی عوامل که در سامانه جامع کارگزاران ثبت گردیده است؛ اقدام نمایند.